Miten toimiva kassajärjestelmä parantaa asiakaspalvelua?

Jos kassajärjestelmä ei toimi kunnolla, se aiheuttaa myyjälle paljon harmaita hiuksia. Hidas tai epäluotettava kassajärjestelmä saattaa sitoa myyjät pitkäksi aikaa päätteen äärelle pois oikeasta myyntityöstä ja hidastaa koko kaupan toimintaa. Entä jos maksut eivät menekään läpi suunnitellusti eivätkä kaikki rahat siirry ostajalta myyjälle?

Kassajärjestelmä, jonka toimintaan ei voi luottaa, aiheuttaa stressiä paitsi liikkeen omistajille, myös kaikille myyjille. Myyjät oppivat nopeasti välttelemään tilanteita, joissa kassapäätteiden kanssa on tapeltava ja hyytyvää järjestelmää joutuu selittelemään asiakkaille.

Yksi positiivisen ostokokemuksen tärkeimmistä osista on sujuvuus. Ostamisen täytyy olla helppoa ja vaivatonta, jotta samalta myyjältä haluaa ostaa uudelleen. Mikäli maksutapahtumassa on ongelmia, joiden hoito vie aikaa ja aiheuttaa ostajallekin päänvaivaa, on mahdollista, että asiakas hankkii tarvitsemansa tuotteen tai palvelun seuraavalla kerralla jostain muualta.

Huono kassajärjestelmä johtaa huonoon ostokokemukseen

Ostokokemuksesta puhutaan tänä päivänä paljon, ja se on yksi suurimmista syistä, miksi asiakkaat yhä tulevat kivijalkaliikkeisiin. Verkkokaupat ovat näppäriä, mutta monesti tarvitaan asiantuntevan myyjän apua tuotteen valinnassa – tai edes pirteä ja mukava asiakaspalvelija avustamaan päätöksenteossa.

Vaikka ostokokemukseen panostetaan paljon, sen kariutuminen käy helposti. Se, ettei kassajärjestelmä maksutilanteessa toimikaan oikein, on omiaan jättämään pahan maun monen asiakkaan suuhun. Vaikka myyjät ja asiakaspalvelijat olisivat ammattitaitoisia ja ostokokemus olisi muuten moitteeton, jumittuva kassajärjestelmä pilaa sen helposti. Kukapa muistelisi hyvällä ostotilannetta, jossa sai puoli tuntia odotella kassajärjestelmältä vihreää valoa?

Entistä kurjempaa on, jos jää epäselvyyttä siitä, onko maksutapahtuma mennyt sittenkään läpi. Jos maksua yrittää uudelleen, se saatetaan veloittaa asiakkaan tililtä moneen kertaan – mutta jos rahat eivät olekaan siirtyneet, myyjä ei saa niitä ehkä koskaan.

Pahimpia ovat tilanteet, joissa kassajärjestelmä virheellisesti ilmoittaa, ettei asiakkaan kortti kelpaa. Näin nolataan sekä asiakas, joka pelkää myyjän luulevan häntä varattomaksi, että myyjä, joka huomaa asiakkaan vaivautuneisuuden.

Kassajärjestelmät eivät ole pelkästään pienten kivijalkaliikkeiden tarvelistalla, vaan niitä käytetään myös ravintoloissa, kampaamoissa ja jopa isommissa ketjuissa. Esimerkiksi ravintoloissa ja parturi-kampaamoissa asiakaspalvelu on usein erityisen tärkeää, ja siksi tarjoilijat ja parturi-kampaajat koulutetaankin asiakaskohtaamisiin perinpohjaisesti. Miksi antaa kaiken tämän osaamisen ja vaivan valua hukkaan vain siksi, että asiakkaalle jääkin lopulta paha mieli takkuilevan kassajärjestelmän takia?

Huono kassajärjestelmä ei siis ole pelkästään myyjien ja asiakaspalvelijoiden ongelma, vaan se pahimmillaan vaarantaa yrityksen koko tulevaisuuden. Ainut tapa ratkaista ongelma on vaihtaa huonosti toimiva kassajärjestelmä sellaiseen, joka toimii luotettavasti jokaisen ostotapahtuman yhteydessä.

Parhaat kassajärjestelmät taipuvat moneen

Kosketusnäytöllä varustetut kassakoneet, tabletit liikkuvaan työhön ja erilaiset kuittitulostimet kuuluvat monen yritykseen arkeen. Esimerkiksi ravintoloissa arvostetaan liikkuvuutta, sillä maksu hoidetaan usein asiakkaan pöydässä eikä pääkassakoneen ääressä.

Parhaimmillaan työskentely valitun kassajärjestelmän avulla käy saumattomasti ja asiakkaita pystytään palvelemaan helposti ja luontevasti joka päivä, liikkeen avaamisesta sulkemishetkeen asti. Järjestelmästä saadaan helposti ulos kaikki tiedot, jotka tarvitaan kirjanpitoa varten, ja tietojen siirtäminen kirjanpitoon on vaivatonta.

Monelle yrittäjälle on myös tärkeää, että kassajärjestelmässä on mukana verkkokauppaa tukeva toiminto. Esimerkiksi monet WordPressin pohjalle rakennetut WooCommerce-verkkokaupat ovat yrityksissä suosittuja, jolloin on tärkeää, että valittu kassajärjestelmä sopii myös online-maailmaan.

Parhaat kassajärjestelmät toimivat luotettavasti myös verkossa: myyjä saa sovitun rahasumman ja asiakas haluamansa tuotteen tai palvelun – ja positiivisen ostokokemuksen, jossa aikaa ei tarvitse turhaan tuhlata päätteiden ja laitteiden kanssa taisteluun.

Entistä arvokkaampaa on, jos kassajärjestelmän mukana tulee luotettava IT-tuki. Näin yrittäjällä, myyjillä ja asiakaspalvelijoilla on aina joku, jonka puoleen kääntyä. Vaikka suoranaisia ongelmatilanteita ei syntyisikään, IT-alan osaaja saa järjestelmän mukautumaan sujuvasti muuttuvaan liiketoimintaan.